Travaillez sur une copie, conservez les identifiants comme du texte et ne remplacez jamais une valeur inconnue par une valeur supposée.
Conserver la source avant toute correction
Exportez votre base et gardez une version datée non modifiée. Créez ensuite une copie de travail. Notez l’outil d’origine, le périmètre exporté et la personne qui autorisera la réimportation. Vous pourrez ainsi comprendre un écart sans perdre l’état précédent.
Pour un CSV, vérifiez le séparateur et l’encodage. Pour un classeur Excel, choisissez la feuille utile et une seule ligne d’en-têtes. Retirez de la copie les colonnes inutiles à votre contrôle, notamment les informations personnelles ou bancaires qui n’apportent rien à cette étape.
Distinguer SIREN, SIRET et numéro de TVA
Le SIREN identifie l’entreprise sur neuf chiffres ; le SIRET identifie un établissement sur quatorze chiffres. Ce sont deux informations différentes. Une longueur correcte ne prouve ni l’existence du tiers ni l’exactitude de la donnée.
Importez ces colonnes comme du texte afin de conserver les zéros initiaux. Ne complétez pas un SIREN en ajoutant des chiffres pour obtenir un SIRET. Si votre export mélange les deux, isolez les lignes concernées et faites confirmer l’identifiant attendu.
Source : Service Public — numéros d’identification d’une entreprise
Contrôler les anomalies dans un ordre utile
Deux lignes avec le même nom ne sont pas nécessairement des doublons. À l’inverse, deux écritures différentes peuvent désigner le même tiers. Documentez votre critère de rapprochement et faites valider les fusions : une suppression automatique peut effacer une relation utile.
| Contrôle | Action attendue |
|---|---|
| En-têtes et colonnes | Associer chaque colonne à une information connue |
| Valeurs absentes | Lister les informations à demander au tiers |
| Identifiants et formats | Repérer les valeurs incohérentes sans les inventer |
| Doublons possibles | Comparer les entités et établissements avant fusion |
| Adresses et pays | Faire confirmer les données contradictoires |
| Échantillon final | Relire des lignes représentatives avant réimportation |
Valider la copie et garder une trace
Séparez les changements de présentation des changements de fond. Enlever un espace superflu ne demande pas la même vérification que remplacer une raison sociale ou une adresse. Conservez un tableau indiquant l’ancienne valeur, la nouvelle, sa source et la personne qui a confirmé.
PRO et Équipe permettent d’examiner des fichiers CSV ou XLSX dans les limites annoncées : 5 Mo, 5 000 lignes et une feuille. Le résultat aide à isoler des anomalies ; il ne constitue pas une consultation exhaustive d’un registre officiel. Contrôlez l’export avant de le réimporter dans vos outils.
Sources et périmètre de ce guide
Sources consultées le 5 octobre 2026. Ces repères servent à préparer vos outils et vos échanges ; ils ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable. Confirmez les situations particulières avec les interlocuteurs compétents.
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